ในชีวิตจริงมนุษย์มีกิจกรรมที่ต้องทำหลายอย่างในช่วงเวลาที่มีจำกัด เช่น งานที่ต้องทำในแต่ละวัน, หนังสือที่ต้องอ่านในแต่ละเทอม, สิ่งที่อยากทำในชีวิตหนึ่งก่อนตาย ฯลฯ การบริหารเวลา จึงหมายถึงการจัดสรรเงวลาให้กับกิจกรรมเหล่านั้น แต่โดยมาก เวลาที่มี มักจำกัด และไม่เพียงพอสำหรับกิจกรรมทั้งหมด เมื่อเป็นเช่นนั้น จึงจำเป็นต้องมีการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมเหล่านั้น แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องทำก่อนการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม คือการใส่ใจ พิจารณาให้รู้ชัดว่า กิจกรรมที่ว่าเหล่านั้นมีอะไรบ้าง

 การวิเคราะห์จำแนกกิจกรรมที่ต้องทำ (Job breakdown) อาศัยความเข้าใจต่อสถานการณ์อย่างถ่องแท้ เพื่อแจกแจงรายการของสิ่งที่ต้องทำให้ครบถ้วน เช่น คนที่ไม่มีประสบการ์ในการจัดงานแต่งงานก็ไม่รู้ว่าต้องเตรียมตัวหรือทำอะไรบ้าง แต่คนที่มีประสบการณ์สามารถแจกแจงราบการงานได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน 

 ชีวิตของแต่ละคนก็เช่นกัน ถ้าเราใส่ใจ และทำความเข้าใจให้ชัดแจ้งมากขึ้นเพียงใด จะสามารถตอบเป้าหมายชีวิตของตนเองได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเพียงนั้น แล้วก็จะเห็นว่า สิ่งที่มีค่า มีความหมาย มีความสำคัญ ที่ควรทำในแต่ละช่วงของชีวิตหนึ่งนี้ มีอะไรบ้าง

เมื่อสามารถระบุรายการกิจกรรมที่จำเป็นต้องทำในแต่ละช่วงเวลาได้แล้ว ทั้งที่เป็นกิจกรรมส่วนตัว งานในหน้าที่ หรือสิ่งที่ควรทำต่อบุคคลและสังคมรอบตัว ได้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แล้ว จึงพิจารณาจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมเหล่านั้น ซึ่งอาจ มีการเปลี่ยนแปลงตามช่วงเวลาของชีวิต หรือสถานการณ์ที่เข้ามาเกี่ยวข้อง ลำดับความสำคัญของกิจกรรมจึงควรชัดเจน แต่ไม่ตายตัว 

 การจัดลําดับความสําคัญและความเร่งด่วนในการทํางานจะ ต้องแยกแยะให้ชัดแจ้ง มีหลักดังต่อไปนี้ 

   - จัดทําบัญชีรายชื่องานเก่า งานใหม่ งานที่ไม่คาดคิด และ งานที่เกิดขึ้นเป็นประจํา 
   - จัดประเภทของงาน ได้แก่ งานตามเวลา งานไม่ตามเวลา งานเร่งด่วน งานไม่เร่งด่วน งานสําคัญ และงานไม่สําคัญ 
   - จัดลําดับงานโดยเรียงตามลําดับ คือ งานตามเวลา งาน เร่งด่วน งานสําคัญ และงานที่เหลือทั้งหมด 
   - จัดตารางปฏิบัติงานโดยเริ่มจากลงตารางจากงานตาม เวลา งานเร่งด่วน และงานสําคัญรวมทั้งงานที่เหลือทั้งหมด 
   - ปฏิบัติงานตามตารางเวลาที่กําหนด 
   - ประเมินผลงาน เป็นการประเมินผลว่าในรอบวันได้ปฏิบัติ งานตามที่กําหนดครบถ้วนหรือไม่เพียงใด หากมีงานใดที่ยังคงคั่งค้าง ให้ระบุงานนั้นเพื่อนําไปวางแผนในวันต่อไป 
   - จัดทําบัญชีรายชื่องานเก่าที่ค้างตามข้อ 6 งานใหม่ งานที่ ไม่คาดคิด งานที่เกิดประจํา และดําเนินการวางแผนตามข้อ 2 และข้อ อื่นๆ ตามลําดับ