ในการออกแบบหรือพัฒนางาน นักศึกษาต้องทำความเข้าใจความหมายของคำว่า “ระบบงาน” หรือ work system และ “กระบวนการทำงาน” หรือ work process ดังนี้

ระบบงาน (work systems) หมายถึง วิธีการที่องค์กรใช้ในการทางานให้สำเร็จ ซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคลากรขององค์กร ผู้ส่งมอบ และพันธมิตรที่สำคัญ คู่สัญญา ผู้ให้ความร่วมมือ และส่วนอื่น ๆ ในห่วงโซ่อุปทานที่จำเป็นต่อการผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ รวมทั้งกระบวนการทางธุรกิจ/กิจการและกระบวนการสนับสนุน ระบบงานจะประกอบด้วยกระบวนการทำงานภายในกับแหล่งทรัพยากรต่าง ๆ จากภายนอกที่จำเป็นต่อการพัฒนาผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้แก่ลูกค้าและทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในตลาด การตัดสินใจเกี่ยวกับระบบงานเป็นเรื่องในระดับกลยุทธ์ ซึ่งครอบคลุมถึงการปกป้องและใช้ประโยชน์จากสมรรถนะหลักขององค์กร และการตัดสินใจว่าสิ่งใดที่องค์กรไม่ต้องดำเนินงานเอง หรือให้หน่วยงานภายนอกเข้ามาดำเนินงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและความยั่งยืนในตลาดขององค์กร

กระบวนการทำงาน (work process) หมายถึง กระบวนการสร้างคุณค่าที่สำคัญที่สุดภายในองค์กร ซึ่งอาจรวมถึงการออกแบบผลิตภัณฑ์ การผลิตและการส่งมอบ การสนับสนุนลูกค้า การจัดการห่วงโซ่อุปทาน กระบวนการทางธุรกิจ/กิจการและกระบวนการสนับสนุน กระบวนการทางานเป็นกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรส่วนใหญ่ขององค์กร กระบวนการทำงานที่สำคัญขององค์กรมักเกี่ยวข้องกับสมรรถนะหลักขององค์กร ปัจจัยที่กำหนดความสำเร็จขององค์กรเมื่อเทียบกับคู่แข่ง และปัจจัยที่ผู้นำระดับสูงใช้พิจารณาว่าสำคัญต่อการเติบโตขององค์กร ทั้งนี้กระบวนการทำงานที่สำคัญขององค์กรต้องดำเนินการให้สำเร็จโดยบุคลากรขององค์กรเสมอ สำหรับกระบวนการทำงานอาจแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ “กระบวนการหลัก” หรือ core process “กระบวนการสนับสนุน” หรือ supporting process และ “กระบวนการบริหารจัดการ” หรือ management process โดยแต่ละประเภทมีความหมายดังนี้

กระบวนการหลัก เป็นกระบวนการที่เกิดจากกิจกรรมที่เกี่ยวเนื่องกันซึ่งเปลี่ยนปัจจัยนำเข้าของระบบให้เป็นผลผลิตที่มีคุณค่าสาหรับผู้รับบริการ เป็นการเปลี่ยนบุคคล เงิน สิ่งของ หรือข้อมูลซึ่งเป็นงานการเพิ่มคุณค่าของหน่วยงาน เป็นกระบวนซึ่งหน่วยงานสร้างคุณค่าสาคัญที่สุดหรือการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญสำหรับผู้รับบริการ

กระบวนการสนับสนุน เป็นชุดกิจกรรมหรือหน้าที่สนับสนุนการทำงานกระบวนการหลักในแต่ละวันของหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น สุขภาพและความปลอดภัย การบัญชี การสรรหาบุคลากร ศูนย์ติดต่อ การสนับสนุนทางเทคนิค

กระบวนการบริหารจัดการ เป็นกระบวนการในการควบคุมการดำเนินการของระบบงาน โดยทั่วไปประกอบด้วย การกำกับดูแลกิจการ (มีชื่อเรียกอื่น ๆ เช่น ธรรมาภิบาล บรรษัทภิบาล) อาจพูดรวม ๆ ว่า หมายถึง การบริหารจัดการองค์กรที่มีประสิทธิภาพ โปร่งใส ตรวจสอบได้ และคำนึงถึงผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่าย และ การบริหารจัดการเชิงกลยุทธ์