1. ก่อนเขียนโครงการ

การคิดหรือจินตการว่าอยากเห็นอะไรเกิดขึ้นในองค์กรหรือหน่วยงาน การวิเคราะห์สถานการณ์ปัญหาที่สนใจให้ชัดเจนว่ามีสาเหตุ จากอะไร ค้นหาแนวทางการแก้ไข อาจเริ่มจากบุคคลหรือสิ่งที่มีในองค์กร หาแหล่งทุนสนับสนุน กำหนดกิจกรรมที่จะทำว่ามีอะไร ทำอย่างไร มีงบประมาณที่ต้องใช้เท่าไหร่ วัสดุอุปกรณ์มีอะไรบ้าง เมื่อทำสำเร็จจะเกิดผลอย่างไร เราจะรู้ได้อย่างไร และทำอย่างไรให้ยั่งยืน

 2. การลงมือเขียนโครงการ
โครงการที่น่าสนใจควรเขียนอย่างไร โดยทั่วไปจะมีหัวข้อและเนื้อหาหลัก ดังนี้ 


2.1  ชื่อโครงการ ควรเป็นชื่อที่สั้น กระชับ เฉพาะเจาะจง เข้าใจง่าย เหมาะสม และสื่อได้ชัดเจนว่าสิ่งที่จะทำคืออะไร โดยทั่วไปจะต้องแสดงลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติ ลักษณะเฉพาะของโครงการ และจุดมุ่งหมายของโครงการ เช่น โครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ การใช้โปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติ SPSS, โครงการพัฒนาทักษะหัตถการแก่บุคลากรใหม่, โครงการขยายพันธุ์กัญชาทางการแพทย์

2.2  หลักการและเหตุผล หรือความสำคัญของโครงการ เป็นส่วนที่แสดงถึงปัญหา สาเหตุ ความจำเป็น หรือความต้องการที่ทำให้มีการทำโครงการขึ้น ที่สำคัญคือสามารถบอกได้ว่า ถ้าทำโครงการแล้วจะแก้ปัญหา หรือสนองความต้องการอย่างไร

การเขียนหลักการและเหตุผลจำเป็นต้องเขียนให้เห็นถึงปัญหา หรือความต้องการ พร้อมทั้งระบุเหตุผล และควรนำข้อมูลสถานการณ์ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการมาแจกแจง ทั้งนี้ข้อมูลควรมีน้ำหนักน่าเชื่อถือ มีการอ้างอิงแหล่งที่มา เพื่อสนับสนุนการจัดทำโครงการอย่างชัดเจนยิ่งขึ้น ให้ผู้พิจารณาโครงการอนุมัติโครงการให้ดำเนินการได้ เช่น ถ้าเป็นโครงการเพื่อการพัฒนา ควรอธิบายให้เห็นว่าหากอนุมัติโครงการแล้ว จะเป็นการเพิ่มโอกาส หรือเกิดมูลค่าเพิ่มอย่างไร



2.3  วัตถุประสงค์ เป็นการแสดงถึงความต้องการที่จะกระทำสิ่งต่าง ๆ ให้เกิดขึ้นเป็นรูปธรรมให้ได้ภายในช่วงการทำโครงการ โดยต้องเขียนให้ชัดเจน ไม่คลุมเครือ ใช้คำที่แสดงถึงความตั้งใจและเป็นลักษณะเชิงพฤติกรรม สามารถวัดและประเมินผลได้ ซึ่งโครงการหนึ่ง ๆ สามารถมีวัตถุประสงค์ได้มากกว่า 1 ข้อ แต่ไม่ควรเกิน 3 ข้อ เนื่องจากหากเขียนวัตถุประสงค์หลายข้อ จะทำให้ผู้ดำเนินโครงการเห็นภาพได้ไม่ชัดเจน และอาจดำเนินการให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้ยาก เช่น

- เพื่อสนับสนุนการเพิ่มคุณภาพบัณฑิต โดยการพัฒนาประสิทธิภาพการวิเคราะห์สถิติการวิจัย ภายในปีการศึกษา 2562

- เพื่อสร้างเสริมทักษะด้านการนวดรักษาโรคที่พบบ่อยแก่บุคลากรใหม่

- เพื่อเผยแพร่ความรู้ในการขยายพันธุ์กัญชาที่ใช้ในทางการแพทย์แก่เกษตรกร

 หลักการเขียนวัตถุประสงค์ (หลัก SMART)

 S = Sensible (เป็นไปได้) มีความเป็นไปได้ในการดำเนินโครงการ

 M = Measurable (วัดได้) สามารถวัดและประเมินผลได้

 A = Attainable (ระบุสิ่งที่ต้องการ) ระบุสิ่งที่ต้องการดำเนินงานอย่างชัดเจน ปฏิบัติได้ ไม่ใช่สิ่งเพ้อฝัน

 R = Reasonable (เป็นเหตุเป็นผล) มีความเป็นเหตุเป็นผลในการปฏิบัติ สอดคล้องกับความเป็นจริง
 T = Time (เวลา) มีขอบเขตเวลาที่แน่นอนในการปฏิบัติงาน


 นอกจากนี้การเขียนวัตถุประสงค์นิยมใช้คำ และหลีกเลี่ยงการใช้คำ ดังต่อไปนี้

- คำที่ควรใช้: เพื่อกล่าวถึง, เพื่ออธิบาย, เพื่อพรรณาถึง, เพื่อเลือกสรร, เพื่อระบุ, เพื่อจำแนกแยกแยะ, เพื่อลำดับ หรือเพื่อแจกแจง, เพื่อประเมิน, เพื่อสร้างเสริม, เพื่อกำหนดรูปแบบ, เพื่อแก้ปัญหา

- คำที่ควรหลีกเลี่ยง: เพื่อเข้าใจถึง, เพื่อทราบถึง, เพื่อคุ้นเคยกับ, เพื่อซาบซึ้งใน, เพื่อรู้ซึ้งถึง, เพื่อสนใจใน, เพื่อเคยชินกับ, เพื่อยอมรับใน, เพื่อเชื่อถือใน, เพื่อสำนึกใน

2.4  เป้าหมายดำเนินงาน ต้องเขียนให้ชัดเจน เพื่อแสดงให้เห็นผลงานหรือผลลัพธ์เชิงคุณภาพ เชิงปริมาณ หรือเชิงเวลา ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งอาจกำหนดเป็นประเภทลักษณะ ร้อยละ จำนวนหน่วยที่แสดงปริมาณหรือคุณภาพ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความสามารถในการทำงานของผู้รัดำเนินโครงการ เช่น

- โครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ การใช้โปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติ SPSS เป้าหมายคือ 1. อบรมพัฒนาความรู้ด้านโปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติ SPSS จำนวน 3 รุ่น รุ่นละ 20 คน ในปีการศึกษา 2562 2. เมื่อสิ้นสุดโครงการ ผู้เข้ารับการอบรม ร้อยละ 80 สามารถใช้โปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติ SPSS คำนวณสถิติอย่างง่ายได้

- โครงการขยายพันธุ์กัญชาทางการแพทย์ เป้าหมายคือ เมื่อสิ้นสุดโครงการ ผู้เข้ารับการอบรม ร้อยละ 80 สามารถขยายพันธุ์กัญชาได้อย่างถูกวิธี


2.5  กิจกรรม หรือวิธีการดำเนินงาน เพื่อใช้ปฏิบัติให้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ โดยแยกเป็นกิจกรรม ย่อยหลายกิจกรรม แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ เป็นขั้นตอนตามลำดับก่อนหลัง ไม่ควรเป็นกิจกรรมที่เลื่อนลอยสวยหรูเกินกว่าจะทำได้จริง


2.6  ผู้รับผิดชอบโครงการ ต้องระบุหน่วยงาน หรือผู้ที่รับผิดชอบในโครงการนั้นๆ เพื่อสะดวกต่อการติดตามและประเมินผลซึ่งทุกโครงการจะต้องมีผู้ทำโครงการรับผิดชอบในการดำเนินงานตามโครงการที่เขียนไว้ ไม่ว่าตนจะเขียนโครงการเองหรือไม่ก็ตาม

 2.7  แผนการดำเนินงาน (action plan) เป็นตารางที่นำขั้นตอนต่าง ๆ ในการดำเนินงานมาแจกแจงรายละเอียดว่า ผู้ดำเนินโครงการวางแผนลงมือปฏิบัติกิจกรรมใดในช่วงเวลาใด มีระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรมแต่ละกิจกรรมเท่าใด โดยเรียงตามลำดับเวลา 

2.8  งบประมาณ และทรัพยากรที่ต้องใช้ รวมทั้งแหล่งที่มาของทุน เป็นการประมาณจำนวนเงิน จำนวนวัสดุครุภัณฑ์ที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการนั้น ๆ โดยแจกแจงรายละเอียดให้ชัดเจน เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบความเป็นไปได้ และความเหมาะสมควรแบ่งเป็นหมวดย่อย ๆ เช่น ค่าตอบแทน ค่าใช้สอย ค่าวัสดุ ค่าครุภัณฑ์ และหากมีแหล่งทุนหลายแห่ง ควรระบุให้ชัดเจนว่ามีแหล่งทุนใดบ้าง จำนวนทุนที่ได้รับเท่าใด และใช้ในงบประมาณส่วนใด

ค่าตอบแทน คือ เงินที่จ่ายตอบแทนให้แก่ผู้ที่ปฏิบัติงานให้ โดยมีอัตราตามที่หน่วยงานกำหนด เช่น ค่าตอบแทนวิทยากร

ค่าใช้สอย คือ รายจ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งบริการ หรือเกี่ยวกับการรับรองและพิธีการ หรือรายจ่ายที่ไม่เข้ากับลักษณะรายจ่าย
 อื่น ๆ เช่น ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่าที่พัก ค่าพาหนะ ค่าเช่า เงินรางวัล

ค่าวัสดุ คือ รายจ่ายเพื่อจัดซื้อจัดหา หรือจ้างทำของเพื่อให้ได้มาซึ่งของใช้สิ้นเปลือง ไม่คงทนถาวร

ค่าครุภัณฑ์ คือ รายจ่ายเพื่อจัดซื้อจัดหา หรือจ้างทำของที่มีลักษณะคงทนถาวร

 2.9  ระยะเวลาดำเนินการ  เป็นการระบุระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้น จนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ ว่าใช้เวลาทั้งหมดเท่าใด โดยระบุ “วัน-เดือน-ปี” ที่ชัดเจน การระบุจำนวนความยาวของโครงการ เช่น 9 เดือน 3 ปี โดยไม่ระบุเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุด เป็นการกำหนดระยะเวลาที่ไม่สมบูรณ์ ถ้าเป็นโครงการระยะยาว และมีหลายระยะ ต้องแสดงช่วงเวลาแต่ละระยะของโครงการนั้นด้วย

 2.10 กลุ่มเป้าหมาย เป็นการระบุว่าใครเป็นกลุ่มเป้าหมายของโครงการ หากมีกลุ่มเป้าหมายหลายกลุ่ม ควรระบุให้ชัดเจนว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายหลัก และใครคือกลุ่มเป้าหมายรอง


2.11  ผลที่คาดว่าจะได้รับ เป็นการบอกว่าเมื่อสิ้นสุดโครงการ จะเกิดความเปลี่ยนแปลงหรือผลกระทบในทางที่ดีที่คาดว่าจะเกิดขึ้นทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ได้รับผลประโยชน์ ได้รับประโยชน์อย่างไร แต่ไม่ใช่การคัดลอกวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายมาใส่ เช่น โครงการพัฒนาทักษะหัตถการแก่บุคลากรใหม่ ผลที่คาดว่าจะได้รับ คือ ผู้ป่วยได้รับการรักษาจากแพทย์แผนไทยประยุกต์ที่มีทักษะเพียงพอ จำนวนรายงานอุบัติการณ์จากการนวดโดยแพทย์อายุงานน้อยกว่า 1 ปี ลดลง

2.12  การติดตามและประเมินผล เมื่อเริ่มดำเนินโครงการควรมีการติดตามประเมินผลว่าแต่ละกิจกรรมของโครงการก่อให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์หรือไม่ หากพบปัญหาก็จะสามารถแก้ไขได้ทันเวลา ดังนั้นจึงต้องระบุวิธีการที่ใช้ประเมินผลให้ชัดเจน ทั้งรูปแบบการประเมินผล เครื่องมือที่ใช้ ระยะเวลาในการประเมินผล พร้อมทั้งระบุตัวชี้วัดความสำเร็จว่าคืออะไร โดยผลการประเมินยังสามารถนำมาพิจารณาประกอบการดำเนินการเตรียมโครงการที่คล้ายคลึง หรือเกี่ยวข้องในอนาคตได้

การเขียนโครงการให้น่าอ่าน ควรมีลักษณะดังนี้

(ก) ด้านเนื้อหา

-  ใช้ภาษาให้ถูกต้องตรงตามความหมาย เขียนให้ถูกตามอักขรวิธี ทั้งตัวพยัญชนะ สระ วรรณยุกต์ ตัวสะกด และตัวการันต์

-  ใช้ภาษากระชับ รัดกุม ไม่เยิ่นเย้อ ใช้ประโยคที่ไม่ซับซ้อน เนื้อหาที่ต้องการสื่อสารมีความชัดเจน ได้ใจความสมบูรณ์

-  ใช้ภาษาให้ชัดเจน สื่อความหมายตรงตามตัว ทำให้ผู้อ่านเข้าใจทันที หลีกเลี่ยงคำหรือประโยคคลุมเครือ หรือกำกวมที่ต้อง
 แปลความอีกทีหนึ่ง หรืออาจทำให้เข้าใจไม่ตรงกัน

-  ใช้ภาษาเหมาะสมกับเนื้อหา และกาลเทศะ

-  ใช้ภาษาสุภาพ ไม่ใช้ภาษาพูดในการเขียนโครงการ

-   นำเสนออย่างมีขั้นตอน ลำดับเนื้อหาสอดคล้องต่อเนื่องกัน

-  นำเสนอเรื่องยากให้เข้าใจง่าย เนื้อหาที่มีความซับซ้อน ควรสรุปออกมาในรูปแบบตาราง ภาพประกอบ หรืออื่นๆ

(ข) ด้านรูปแบบ

-  มีระเบียบ เรียงลำดับหัวข้อ ย่อหน้า ให้ต่อเนื่อง เห็นเป็นหมวดหมู่ชัดเจน

-  เว้นบรรทัด ช่องไฟตามหลักการเขียน ใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างถูกต้อง เว้นที่ว่างเพื่อให้ผู้อ่านมีพื้นที่พักสายตา

(ที่มา : - สุมัธยา กิจงาม, เทคนิคการเขียนโครงการ;  https://www.rbru.ac.th/news/attach/4943.doc)