Background photo was designed by rawpixel.com / Freepik
ในการบริหารงานโครงการขนาดใหญ่ ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ มากมายจำเป็นต้องมีการวางแผน กำหนดขั้นตอนในการทำงาน และควบคุมความก้าวหน้าของโครงการเป็นอย่างดี ในปัจจุบันเทคนิคของการบริหารโครงการที่นิยมใช้กัน ได้แก่ Gantt Chart , ระเบียบวิธีวิกฤต (CPM) และตารางบันทึกเวลาปฏิบัติงาน (Time sheet)
แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) เป็นเทคนิคที่ Henry L, Gantt คิดขึ้นในปี พ.ศ. 2460 เพื่อใช้ในการวางแผนเกี่ยวกับเวลา Gantt Chart จะใช้แท่งสี่เหลี่ยมผืนผ้าแทนกิจกรรมแต่ละกิจกรรมที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เวลาต่างๆ กัน
จากแผนภูมิจะเห็นว่า แท่งสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่ใช้แสดงกิจกรรมแต่ละกิจกรรมนั้น จะบอกถึงระยะเวลาที่ใช้ , จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุด ของ แต่ละกิจกรรม เช่น กิจกรรม ก. ใช้เวลาทำงาน 1 สัปดาห์ เริ่มต้นที่ สัปดาห์ที่ 1 และสิ้นสุดสัปดาห์ที่ 2 กิจกรรม ข. ใช้เวลา 2 สัปดาห์ เริ่มต้นที่สัปดาห์ที่ 2 สิ้นสุดที่สัปดาห์ที่ 4 เป็นต้น แต่ Gantt Chart ไม่สามารถความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างชัดเจน
โครงข่ายงาน (Network) คือ แผนภูมิ หรือไดอะแกรม ที่เขียนขึ้นแทนกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำในโครงการ โดยแสดงลำดับก่อนหลังของกิจกรรม โดยมีหลักการเขียนโครงข่ายงาน ดังนี้
- งาน 1 งาน จะเขียนแทนด้วยจุดวงกลม โดยมีรหัสของงาน และเวลาในการทำงานนั้นๆ
- ลูกศรแสดงลำดับการทำงาน โดยเชื่อมจากงานก่อนหน้า ไปสู่งานในลำดับถัดไป
- พยายามหลีกเลี่ยงลูกศรตัดกัน
ระเบียบวิธีวิกฤต (Critical Path Method : CPM) เป็นเทคนิคเชิงปริมาณด้านการวิเคราะห์ข่ายงาน (Network analysis) ที่ใช้กันแพร่หลายในการวางแผนและควบคุมงานที่มีลักษณะเป็นงานโครงการ (งานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด และสามารถกระจายเป็นงานย่อยที่มีความสัมพันธ์กันได้) ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารโครงการสามารถดำเนินโครงการให้สำเร็จตามเวลาและงบประมาณที่กำหนด
CPM พัฒนาขึ้นเมื่อ พ.ศ. 2500 โดเคลลี (J.E. Kelly) แห่งเรมิงตัน แรนด์ (Remington Rand) ร่วมกับวอล์กเกอร์ (M.R. Walker) แห่งบริษัทดูปองต์ (Dopont) เพื่อใช้ในโครงการก่อสร้างและซ่อมบำรุงเครื่องจักรในโรงงานเคมี โดยเน้นในด้านการวางแผนและควบคุมเวลา ตลอดจนค่าใช้จ่ายโครงการ CPM มักจะนำไปใช้กับโครงการที่ผู้บริหารเคยมีประสบการณ์มาก่อนและสามารถประมาณเวลารวมทั้งค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของโครงการได้แน่นอน
เมื่อทำการสร้างข่ายงานเพื่อแสดงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการวิเคราะห์ข่ายงานที่สร้างขึ้น เพื่อหาสายงานวิกฤติ ซึ่งก็คืองานต่างๆ ที่มีความสำคัญเป็นงานที่กำหนดและควบคุมการเสร็จของโครงการ ซึ่งสายงานวิกฤตินี้จะมีระยะเวลายาวนานที่สุดของโครงการ ซึ่งระยะเวลาการดำเนินของสายงานวิกฤติ เรียกว่า ระยะเวลาวิกฤติ (Critical time)
ตัวอย่างการคำนวณเส้นทางวิกฤติของงาน ก - ง ในรูปด้านข้างนี้ แสดงให้เห็นว่า สามารถทำงานทั้งหมดนี้ให้เสร็จสิ้นเร็วที่สุดได้ในระยะเวลา 4 ชั่วโมง และ งาน ก, ข, ง เป็นงาน บนสายงานวิกฤติ กล่าวคืองานทั้ง 3 นี้หากล่าช้า จะส่งผลให้การเสร็จสิ้นของงานล่าช้าไปด้วย ตรงกันข้ามกับงาน ค ซึ่งมีความยืดหยุ่นมากกว่า หากล่าช้าไม่เกิน 1 วัน งาน ทั้งหมดก็ยังสามารถเสร็จสิ้นได้ในระยะเวลาที่สั้นทีึ่สุดดังกล่าว
ในการบริหารโครงการ และจัดการเวลา ควรเลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสม Gantt chart เป็นเทคนิคที่ช่วยให้งานที่ต้องทำในแต่ละช่วงเวลา และการจัดสรรทรัพยากรตามช่วงเวลาได้ดี แต่แสดงความเชื่อมโยงของงานแต่ละขั้นได้ไม่ชัดนัก Flow chart หรือ Network จะช่วยให้เห็นความเชื่อมโยง แต่ Flow chart เน้นให้เห็นขั้นตอนของการตัดสินใจ และเงื่อนไขได้มากกว่า ในขณะที่ CPM เป็นเทคนิคที่ช่วยวิเคราะห์ระยะเวลาในการทำงาน และผลกระทบเชิงเวลาของแต่ละงานที่มีต่อกัน ทำให้เห็นความสำคัญของการควบคุมเวลาของแต่ละงาน ว่าแต่ละงานมีความยืดหยุ่นได้มากเพียงใด ซึ่งจะส่งผลต่อการจัดสรรกำลังคน และการปรับแผนการทำงานให้เหมาะสม แต่ถ้าโครงการมีขนาดใหญ่ ซับซ้อน และมีความไม่แน่นอนของระยะเวลาในการทำงาน จะต้องใช้สถิติคำนวณความน่าจะเป็นของระยะเวลาการทำงานด้วย และเรียกเทคนิคนี้ว่า PERT (พึงศึกษาเพิ่มเติม หากจำเป็นต้องใช้)
การบริหารงาน ไม่ใช่เพียงการวางแผนงาน และการวางแผนโดยไม่ลงมือทำก็ย่อมไม่นำไปสู่ความสำเร็จของงาน ตัวอย่างเช่น วางแผนว่า "หลังจากเลิกประชุมตอนบ่าย จะทำบันทึกการประชุมให้เสร็จก่อนเลิกงาน" สิ่งที่ยากคือการควบคุมตนเองให้ลงมือทำตามแผนที่วางไว้ และขั้นที่ยากต่อมาคือ การทำให้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนด
ทักษะที่จำเป็นในการควบคุมตนเองให้เริ่ม ลงมือทำ คือ “วินัย”
ทักษะที่จำเป็นในการควบคุมตนเองให้จดจ่ออยู่กับสิ่งที่ทำ คือ “สมาธิ”
ทักษะที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จตามเวลาที่กำหนด อาศัยทั้งความรู้ ประสบการณ์ ฯลฯ ซึ่งเรียกรวมว่า “ประสิทธิภาพ”
คุณสมบัติของผู้ดี หรือคนดี ประการหนึ่ง ตามหลักสัปปุริสธรรม 7 คือ “รู้กาล” หมายถึงการรู้จักเวลา ว่าเวลาใดควรทำอะไร ทำถูกเวลา เป็นเวลา ตรงเวลา ทันเวลา ฯลฯ
การจะทำได้เช่นนี้ ต้องอาศัยหลายทักษะประกอบกัน ทั้งการเข้าใจงานอย่างถ่องแท้ มีประสบการณ์ จำแนกงาน และประมาณเวลาในการทำงานได้แม่นยำ จัดลำดับความสำคัญของงานได้เหมาะสม วางแผนการทำงานได้อย่างรัดกุม รู้ลำดับขั้นตอนการทำงาน มีวินัยในการทำตามแผน มีประสิทธิภาพในการทำงาน ฯลฯ
ความตระหนักในคุณค่าของเวลา เป็นปัจจัยสำคัญที่เอื้อให้เกิดการพัฒนาทักษะดังกล่าว เช่นผู้ที่เห็นค่าของเวลาตนเองอย่างแท้จริง ก็จะเห็นค่าเวลาของผู้อื่นด้วย เมื่อมีนัดหมายกับใคร จึงมาตรงตามเวลานัดหมาย ไม่ปล่อยให้ผู้อื่น หรือที่ประชุมรอ โดยเผลอหรือตั้งใจคิดว่า ตนนั้นสำคัญกว่าผู้อื่น จึงปล่อยให้คนอื่นเสียเวลามารอตนเพียงคนเดียว
ในแง่ของการทำงาน การควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามแผน ส่งผลต่อประสิทธิภาพของงานโดยตรง และงานที่ล่าช้ามักส่งผลต่อค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น โดยเฉพาะหากงานที่ล่าช้า เป็นงานที่อยู่ในสายงานวิกฤติ ก็จะยิ่งส่งผลกระทบต่อภาพรวมของงานมากยิ่งขึ้น
เครื่องมือที่จะใช้ในการควบคุมการใช้เวลามีมากมาย เช่นการจดบันทึกการใช้เวลา (Time sheet) หรือการเขียนสมุดบันทึก การบันทึกการทำงานจริงลงใน Gantt cahart เพื่อตรวจสอบการทำ งานของตนกับแผนงานที่วางไว้
การควบคุมการใช้เวลาในการทำงาน จำเป็นต้องเกิดขึ้นด้วยความรู้เข้าใจ และเห็นคุณค่าของเวลาเป็นพื้นฐาน เช่น คนที่อยากพัฒนาตนเอง และใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ก็จะบันทึกการใช้เวลาของตนเอง ว่าได้ทำตามแผนหรือไม่ หลงลืมอะไรไป หรือใช้เวลากับสิ่งใดมากเกินไป จนทำให้เสียโอกาสที่จะทำสิ่งทีี่สำคัญและเป็นประโยชน์มากกว่า แต่หากไม่เห็นค่า หรือการควบคุมเวลาตั้งอยู่บนฐานของความไม่ไว้วางใจ ก็จะกลายเป็นเพียงพิธีกรรม เช่นการตอกบัตร และนำไปสู่การทุจริต โกงเวลา
แม่ครัวในร้านอาหารประจำของผมทำผัดไทยเสร็จในเวลาหนึ่งนาทีครึ่ง
เริ่มต้นที่วางกะทะ จุดไฟ ใส่น้ำมัน หยิบก๋วยเตี๊ยวเส้นเล็กลงไปลวกในหม้อน้ำร้อน หั่นเต้าหู้แข็งเป็นชิ้น ตักเครื่องปรุงเช่นกุ้งสด กุ้งแห้ง เต้าหู้แข็ง กระเทียม ฯลฯ ลงกะทะ ระหว่างที่ปล่อยให้มันสุก ก็หันไปยกเส้นเล็กที่เพิ่งลวกเสร็จลงกะทะ ควงตะหลิวเขี่ยเครื่องปรุงกับเส้นเล็กให้เข้ากัน ตอกไข่ไก่ตามลงไป ในนาทีที่ 1.5 ทุกสิ่งสรรพในกะทะก็นอนสงบนิ่งบนจานพร้อมเสิร์ฟ
เชื่อว่าแม่ครัวคงไม่เคยเรียนวิชา Critical Path Method ในมหาวิทยาลัย การจัดการกับงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันนี้มาจากประสบการณ์ล้วนๆ และเมื่อจัดการเป็น สิ่งที่ทำก็ดูเหมือนปาฏิหาริย์
ผมพบว่าในชีวิตของตัวเอง มักชอบทำงานสองอย่างที่ต่างกันในเวลาเดียวกันเสมอ
สมัยหนึ่งที่ผมทำงานโฆษณาก็ริเขียนหนังสือ ทว่างานโฆษณาเป็นงานที่กัดแทะเวลาของคนทำงานโดยไม่เลือกกลางวันหรือกลางคืน
ทว่าเมื่อเลือกเหยียบเรือสองแคม ก็ต้องหาเวลามาเพิ่ม แต่เวลาของมนุษย์ทุกคนเท่ากันคือ 24 ชั่วโมง การหาเวลาเพิ่มก็คือการลดเวลาที่ไม่จำเป็นออกไป
คำถามที่ผมได้ยินเสมอคือ "งานเยอะอย่างนี้ เอาเวลาไหนมาเขียนหนังสือ?"
คำตอบง่ายนิดเดียว ผมเขียนหนังสือตอนที่คนอื่นดูทีวี ตอนกินข้าว ตอนรอคน ตอนที่นั่งในรถแท็กซี่ ไม่มีเวลาสักนาทีที่เสียไป
หลักของการบริหารเวลาไม่ยาก สิ่งแรกก็คือต้องรู้จักเสียดายเวลาก่อน เมื่อรู้จักเสียดาย ก็จะหาทางทำทุกอย่างเพื่อใช้มันให้คุ้มที่สุด การบริหารเวลาที่ดีคือไม่มีคำว่า 'ฆ่าเวลา' มีแต่ 'ค่าเวลา'
ในนวนิยายจีนกำลังภายในเรื่อง มังกรหยก ตัวเอกนาม ก้วยเจ๋ง เรียนวิทยายุทธ์โดยแบ่งความคิดออกเป็นสองส่วน ขณะที่มือข้างซ้ายร่ายกระบวนท่าวิชาหนึ่ง มือข้างขวาก็ร่ายกระบวนท่าของอีกวิชาหนึ่ง เมื่อสู้กับศัตรูก็เหมือน ทู-อิน-วัน สองรุมหนึ่ง!
ในชีวิตจริงเราก็ใช้หลักการนี้ได้ โดยการทำงานในลักษณะที่คู่ขนานกัน หรือทำมากกว่าหนึ่งงานในช่วงเวลาเดียว เพราะหลายงานทำซ้อนกันได้ ยกตัวอย่างเช่น ขณะที่คุณนั่งรถเมล์ แท็กซีี่ ก็คิดงานที่คั่งค้างได้ ขณะรอแฟนช็อปปิ้ง ก็ทำงานหาเงิน (บางครั้งเพื่อให้แฟนได้ช็อปปิ้ง!) เป็นต้น
ช่วงเวลาที่คิดไม่ออกเรื่องหนึ่ง ก็ไปทำอีกเรื่องหนึ่ง
หลายคนชอบใช้เหตุผลที่ไม่ออกกำลังกายว่าเพราะเวลาน้อย แต่ความจริงก็คือช่วงยามที่เดินออกกำลังกายก็ขบคิดงานสร้างสรรค์ได้
ไอนสไตน์ชอบแช่อ่างอาบน้ำและขบปัญหายากๆ ไปพร้อมกัน
เวลากินข้าว ก็คุยเรื่องดีๆ กับลูกได้
เวลาชงกาแฟก็คิดได้
นัดหมายใครก็ไปก่อนเวลานัด และใช้เวลารอนัดนั้นทำงานได้ เป็นการยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว คือไม่เสียเวลานัด และได้งาน
เวลาในชีวิตมีจำกัด จึงต้องใช้เวลาให้เป็น
และเมื่อใช้เวลาเป็น ก็จะพบว่าเวลา 24 ชั่วโมง เหลือเฟือที่จะทำการใดๆ
วินทร์ เลียววาริณ
13 มิถุนายน 2552
(พิมพ์ครั้งแรก : เปรียว 2552)
(ที่มา : http://www.winbookclub.com/article.php?articleid=243)
101 ตามรอย.. พุทธธรรม
102 ตามรอย.. พระไตรปิฎก
103 ตามพระใหม่ไปเรียนธรรม
201 ตามรอย.. อริยวินัย
202 ทักษะชีวิตและการทำงาน
203 ตามรอย.. การพัฒนาที่ยั่งยืน
301 ตามรอย.. คู่มือชีวิต
302 วิชชา-ปัญหา-ชีวิต
303 ชีวิต และ ความตาย
Built with Mobirise website template
